Granit Holec – Informační systém na míru

Případová studie informačního systému na míru

Následující případová studie odkrývá implementaci každodenní práce a specifických firemních procesů do online řešení informačního systému pro efektivnější řízení výroby.

Granit Holec je rodinná firma, která po čtyři generace zpracovává přírodní i umělý kámen a vytváří z něj pracovní desky, obklady a dlažby do interiérů. Firma je českou špičkou ve svém oboru s ročním obratem 20 až 25 milionů korun. V současné době ve firmě pracuje 15 stálých zaměstnanců a zhruba 10 externistů a každý z nich denně systém využívá ke své práci.

ukázka práce Granit Holec

Situace před zavedením systému

V roce 2008, kdy se na nás vedení firmy obrátilo se zakázkou informačního systému, řešila společnost několik rozhodujících otázek, které ji brzdily v rozvoji. Zejména pak zefektivnění procesů firmy, zjednodušení komunikace mezi zaměstnanci a usnadnění plynulosti práce v jednotlivých provozech výroby.

Do této chvíle byly projekty řízeny formou magnetických tabulí v každé fázi výroby. Zaměřovací technici, dílna i montáž měli svou vlastní tabuli. Na těch kolovala vždy jedna papírová lišta ke každému projektu se všemi potřebnými parametry objednávky. Lišty se často přenášely bez předchozího upozornění, objednávky se tak dostávaly do výroby bez vědomí o schválení nových změn nebo se naopak kvůli jiným komunikačním nepřesnostem vyhotovovaly se zpožděním.

Kromě toho se proces výroby prodlužoval o telefonické domluvy mezi zaměstnanci nebo nepraktické dohledávání změn na objednávce v projektových dokumentacích.

Situaci nepomáhal ani chybějící přehled stavu nacenění zakázek, stavu jednotlivých objednávek a nedostačující evidence skladových zásob. V neposlední řadě chybělo informační propojení mezi jednotlivými fázemi výroby. Růstu firmy také nenahrávaly zastaralé způsoby fakturace a nepřesné sledování nákladů firmy spojených s prací, jejichž znalost by usnadnila strategické rozhodování firmy.

Tři základní požadavky na systém

Situaci jsme analyzovali a společně se zaměstnanci firmy jsme se pustili do návrhu systému, který měl splňovat tři základní potřeby: 

  • lokalizovat a sjednotit zaznamenávání firemních procesů na jedno místo 
  • minimalizovat riziko lidského faktoru při vzniku chyb ve všech fázích výroby 
  • automatizovat vše k lepší komunikaci, informovanosti o stavu objednávek a rychlosti provádění zakázek

Vznik systému s následujícími paramtery:

  • Se všemi moduly pracují pouze 4 lidé, kteří mají celkový vhled do chodu firmy a mohou nahlédnout do jednotlivých fází zakázek.
  • Ostatní zaměstnanci se mohou pohybovat pouze ve svých modulech, které jim poskytují veškeré informace k jejich práci.

Zaměřovači ve svých modulech vidí:

  • kam se vydat za zákazníkem, který den a v jakou hodinu
  • veškeré kontakty na zákazníka
  • pro jaký materiál kamene budou v prostoru zaměřovat
  • kam mají zapsat případnou poznámku o změnách, které nastaly díky zaměření
  • důležité detaily pro další fáze výroby
  • projektový výkres
  • nástěnku s aktuálními všeobecnými informacemi

„Zaměřovači se v reálné situaci setkají s prostorem, kde bude kámen zasazen a často pak připisují do poznámek, do kterého patra se bude s materiálem manipulovat, nebo zapisují změny v řezech, se kterými se původně nepočítalo. Ty se pak jednodušeji zohlední v konečné nabídce pro zákazníka. Navíc je skvělé, že tyto informace se dají jednoduše dohledat v každé fázi objednávky.“
-- Ing.Ondřej Hájek, Executive manager

Moduly informačního systému pro zaměřovače

Zaměstnanci výroby, expedice a montáže ve svých modulech vidí:

  • řešení objednávek ve formě plánovacího měsíčního kalendáře
  • plán na každý den, kde se dozví, která z objednávek se bude zpracovávát v dílně, která je určena k expedici nebo k montáži
  • jaký materiál budou zpracovávat
  • detaily a poznámky k jednotlivým objednávkám
  • výkresy a změny odsouhlasené u zakázky
  • konkrétní čas závozu na místo montáže
  • skladové zásoby a rezervace ze skladu
  • veškeré kontakty na zákazníka
  • nástěnku s aktuálními všeobecnými informacemi
  • poznámky o dovolených

„Vše v systému funguje na jedno kliknutí, které posílá zakázku do další fáze. Pokud nastane chyba, umíme se v procesu vrátit a porovnat výstup se stavem v jednotlivých částech výroby a chybu odhalit. Jednoduše a rychle se vše dá napravit a vyřešit tak i případnou reklamaci. Zavedením systému se radikálně snížila chybovost.“ 
-- Ing.Ondřej Hájek, Executive manager

Moduly informačního systému pro expedici a motáž

Zaměstnanci řídící projekty ve svých modulech vidí:

  • veškeré informace o změnách objednávek
  • informace o změnách v nacenění
  • moduly pro procesy výroby
  • konečné nacenění projektu
  • fakturace
  • nástěnku s aktuálními všeobecnými informacemi
  • skladové zásoby a rezervace ze skladu
  • veškeré kontakty na zákazníka
  • finanční statistiky

„Systém ovlivnil všechny pozice i procesy ve firmě. Ze začátku jsme se trochu báli jak se s ním všichni poperou, hlavně straší genrace. Ale všechny jsme během pár týdnů zvládli zaučit a dnes jsme schopni externího pracovníka naučit pracovat se systémem během dvou dní.“
-- Ing.Ondřej Hájek, Executive manager

Moduly informačního systému objednávky

Jaká očekávání to splnilo:

  • zautomatizování veškerých procesů pro eliminaci chybovosti ve výrobním procesu 
  • jednoduchost přechodu agendy z člověka na člověka, bez zbytečných ztrát informací 
  • zastřešení komunikace mezi zaměstnanci včetně aktuálních poznámek o projektu a vytvoření nástěnky o aktuálním dění ve firmě 
  • umožnění přístupu externím pracovníkům do procesu objednávky tak, aby se dostali k informacím, které opravdu potřebují 
  • vytvoření systému jednoduchého katalogu materiálu a aktuálních skladových zásob 
  • zjednodušení řešení reklamací a komunikace se zákazníky 
  • dohledávání změn u objendávek 
  • jednoznačnost stavu objednávky při prvním pohledu do systému

„Tehdy jste byli jedním z mála dodavatelů, kteří zareagovali na tender a vyslechli naše potřeby. Od začátku šlo v zásadě o možnost kdykoliv se z jakéhokoliv přístroje připojit do systému a zjistit to, co zrovna potřebuji. I po napojení řešení na firemní procesy se systém nahodile vyvíjel podle aktuálních potřeb firmy. Dnes můžeme zhodnotit, že pro nás vaše schopnost vytvořit funkční systém na míru a za rozumnou cenu byla jednoznačně pozitivní.“
-- Ing.Ondřej Hájek, Executive manager

Nejnověji programovanou funkcí systému je sledování nákladovosti jednotlivých prací. Do budoucna totiž firma plánuje lépe sledovat celkové náklady a příjmy a tím se lépe strategicky rozhodovat. Výsledekem sledování by měly být statistické údaje, které umožní analyzovat nové možnosti firmy a množství nových zakázek.

zaměstnanci Granit Holec

„Pokud máte chuť se rozvíjet, ať už jste malá či větší firma, zavedení nového systému stojí za výsledný ušetřený čas. Určitě vám pomůže zefektivnit procesy firmy s čímž se nese i méně stresu. Hlavně vám ubyde spousta administrativy a zbyde vám tak mnohem více času na práci, kterou člověk dělá rád a je větším přínosem pro firmu.“ 
-- Ing.Ondřej Hájek, Executive manager


Chcete podobné řešení? Napište nám


Zadání je často potřeba upřesnit a telefonicky je to nejrychlejší